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【職場攻略】創新世代下的必殺技 項目管理能力

在當下的創新世代,不但企業組織結構在轉變,員工技能需求也在改變。組織結構已漸漸從傳統的等級制組織 (Hierarchical Organization) 轉變成矩陣制組織 (Matrix Organization)。這意味著,更多的工作會透過跨部門協作小組來完成。在互聯網及5G技術推動下,有些協作更會是跨企業跨國界來進行,每間企業只會集中在自己的核心業務上,讓自己變得更專、更精、更具競爭力,其他工作會與各類的專業企業協作,以快速、高質、低成本的方案滿足客戶需求。這轉變也說明了企業對員工能力的新需求 - 「項目管理」。同時,人工智能的快速普及驅使企業員工的角色及技能所出相應的轉變,員工將慢慢步向與人工智能協作的情境。因而,企業對員工掌握「項目管理」能力的要求將會變得更為急切和重要。

 

說回來,「項目管理」本身就是一種集多種知識和技能的專業領域。故此,在「項目管理」專業發展了一段時間後,就成立了美國專案管理協會 (PMI) ,並發起了專案管理專業人員資格認證 (Project Management Professional簡稱PMP,中文的翻譯為“國際專案管理師”),其目的是為了給項目管理人員提供一個行業標準。

 

在「項目管理」領域中,我們首先探討「利益相關者分析 (Stakeholder Analysis)」。它是眾多的知識和技能中,較為重要,但往往容易被人忽略的一員。主要原因可能是大家太專注於「項目管理」的硬技能 (Technical Skills) ,如WBS (Work Breakdown Structure, 工作細目結構)、項目計劃及控制、項目預算及風險管理等。其實,利益相關者分析、溝通技巧及談判技巧等軟技能 (Soft Skills) 也是不容忽視。

 

就利益相關者分析而言,一個項目是否能順利執行並成功交付,有賴項目管理者能否有效找出重要利益相關者及與他溝通的方法,以便取得他們的信任和支持,有效地完成項目的要求。利益相關者可以分為內部及外部兩類;內部利益相關者包括項目團隊成員、項目經理、項目發起人、企業內部團隊等等;外部利益相關者包括外部客戶、最終使用者、供應商、政府、社群等等。我們可以透過應用權力-利益矩陣 (Power-Interest Grid) 識別需優先處理的利益相關者,並制定與他們互動的計劃。諸如,對項目影響力大但興趣高的利益相關者,我們需要進行密切的管理;對項目影響力小但興趣高的利益相關者,我們需要與他們維持一定的溝通;對項目影響力大但興趣低的利益相關者,我們需要定時了解一下他們對項目的執行情況和進度是否滿意;對項目影響力小但興趣低的利益相關者,我們就不需要花太多時間在他們身上了。

 

總的來說,做好「利益相關者分析 」是項目管理的第一步,也是主重要的一步。